Administratief assistent (M/V/X)

Functie

Binnen de dienst "Sociale energie en Administratieve ondersteuning" faciliteer je het administratief beheer van subsidies voor collega's van het departement, conform de interne procedure. Concreet ondersteun je de dossierbeheerders bij de administratieve verwerking van de subsidies waarvoor zij verantwoordelijk zijn. Je vult verschillende administratieve documenten in, analyseert verantwoordingsdossiers en herinnert aan bepaalde aspecten van de subsidieprocedure.

Taken

• Je biedt administratieve ondersteuning aan de dossierbeheerders van het departement in de verschillende fasen van de subsidieprocedure:
  
  • Je vult een deel van de noodzakelijke documenten in (advies, besluit, overeenkomst, nota ...).
  • Je analyseert bewijsstukken om na te gaan of de gedane uitgaven overeenstemmen met de in de subsidie voorziene uitgaven.
  • Je geeft informatie en advies over de subsidieprocedure aan dossierbeheerders.
  • Je identificeert en signaleert problemen en stelt oplossingen voor.
• Je biedt administratieve ondersteuning binnen het departement wanneer dat nodig is (hulp bij het organiseren van evenementen, het invullen van databases ...).

Jouw profiel

Ervaring

• Een relevante professionele ervaring op het vlak van de ondersteuning van administratieve dossiers.
• Ervaring met subsidiebeheer is een pluspunt.

Deze ervaring kan in aanmerking genomen worden voor de berekening van de geldelijke anciënniteit.

Kennis

• Goede kennis van de missies en waarden van Leefmilieu Brussel
• Je begrijpt gesprekken en teksten in het Frans en kunt Frans spreken.
• Kennis van IT-tools : Microsoft 365.
• Door de digitale transitie in onze samenleving en bij de overheidsdiensten zijn digitale vaardigheden essentieel geworden. Je bent in staat om digitale informatie en IT-hulpmiddelen te gebruiken en bent bereid om je digitale vaardigheden te ontwikkelen.

Gedragsgerichte competenties

• Je analyseert informatie gericht en kritisch.
• Je behandelt problemen zelfstandig en bent oplossingsgericht.
• Je communiceert op een duidelijke en begrijpbare manier, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je past je makkelijk aan bij veranderingen en verschillende omstandigheden.
• Je kunt vlot in team werken en draagt bij tot de goede verstandhouding tussen collega’s.
• Je handelt servicegericht naar gebruiker·ster·s of begunstigden.
• Je toont respect voor anderen, voor de regelgeving en voor het leefmilieu.
• Je ontwikkelt voortdurend je professionele kennis en vaardigheden.
• Je werkt resultaatgericht en behaalt je doelstellingen.

• Kopieerwerk verrichten
• Brieven, tabellen, ... invoeren volgens instructies
• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• Documenten coderen, klasseren en archiveren

Aanbod

• Een halftijds contract van onbepaalde duur
• Werk in een eco-dynamische werkomgeving
• Mogelijkheid tot meerdere dagen telewerk per week
• Een salaris in overeenstemming met de loonschalen in de openbare sector (eindejaarspremie + vakantiepremie)
• Naast de diensten gepresteerd in de publieke sector, is het mogelijk om diensten gepresteerd in de private sector of als zelfstandige te laten erkennen in het kader van de geldelijke anciënniteit, ofwel op basis van het aantal jaren relevante professionele ervaring die tijdens de rekrutering aangetoond werden, ofwel op basis van een aanvraag tot erkenning van een professionele ervaring die in het bijzonder nuttig is voor de functie
• Maaltijdcheques (8 €)
• Mogelijkheid tot tweetaligheidspremie (via Selor examen)
• Een permanente vorming
• Een flexibele uurregeling
• Een hospitalisatieverzekering
• Gratis woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• Een fietspremie of mogelijkheid tot het bekomen van een bedrijfsfiets
• 35 dagen verlof per jaar (op basis van een voltijdse tewerkstelling)
• Mogelijkheid tot inschrijving van uw kinderen in het nabijgelegen kinderdagverblijf

Solliciteren

Mohamed Toukane
02 563 17 89
mtoukane@environnement.brussels